Kiedy rejestrujemy dane osobowe ?

Beata Marek E-commerce, Ochrona danych osobowych, Prawo, Startup IT 12 Comments

Czy w swojej działalności przetwarzasz dane osobowe klientów ? Zapewne tak. W jakim celu przetwarzasz te dane ? Czy wiesz, że należy zarejestrować zbiór danych osobowych w określonych przypadkach ? Czy wiesz kiedy ?

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą prowadzącym e-biznes ten post dedykuję właśnie Tobie.

Dlaczego ?

Z pewnością codziennie lub w mniejszych odstępach czasu Twoi klienci robią zakupy. Umożliwiasz im to dzięki swojej platformie e-sklepu zapełnionej asortymentem (towarami lub/i usługami), który interesuje określone grupy docelowe. Użytkownik przeglądający witrynę e-sklepu może być potencjalnym klientem, ale staje się nim dopiero od chwili złożenia zamówienia (właściwie dopiero w tym momencie składa on Tobie ofertę na Twoje zaproszenie do zawarcia umowy).

Ok. Czym jeszcze różni się użytkownik od klienta ?

Różni się ilością informacji, które wiesz o jednym i o drugim.

Drogi Czytelniku o użytkowniku możesz wiedzieć całkiem sporo (dzięki różnym skryptom), a rodzaj informacji, sposób ich zbierania oraz inne elementy powinny znaleźć się w Polityce Prywatności.

O kliencie wiesz znacznie więcej – przy procesie rejestracji podaje on Tobie swoje dane osobowe:

– imię;
– nazwisko;
– dokładny adres zamieszkania;
– adres e-mail.

Może podać także :

– telefon;
– fax;
i inne informacje (np. datę urodzenia).

Od momentu wpisania danych osobowych przez klienta i wysłania ich do Ciebie zaczynasz je przetwarzać w systemie informatycznym i stajesz się administratorem tych danych.

Przetwarzanie danych osobowych to jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, których celem może być :

– zbieranie;
– utrwalanie;
– przechowywanie;
– opracowywanie;
– zmienianie;
– udostępnianie;
– usuwanie danych osobowych.

W Polityce Prywatności powinny znaleźć się stosowne informacje o tym jakie dane osobowe przetwarzasz, w jaki sposób oraz w jakim celu, a także w jaki sposób zabezpieczasz dane osobowe w systemie informatycznym (innymi słowy w jaki sposób chronisz je przed nieautoryzowanym przez Ciebie – odpowiednio Twoich pracowników – przetwarzaniem).

Czy dane osobowe, które przetwarzasz należy zarejestrować ?

Nie tyle dane osobowe, bazę danych osobowych itp. a zbiór danych osobowych podlega ustawowemu obowiązkowi rejestracji.

W jakich przypadkach (kiedy) powinieneś zarejestrować zbiór danych osobowych ?

W praktyce zbiór danych osobowych (każdy posiadający strukturę zestaw danych) będziesz zobowiązany zgłosić przed momentem rozpoczęcia ich przetwarzania chyba, że przetwarzasz go:

– wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej;
lub
– w stosunku do osób korzystających z usług medycznych, obsługi notarialnej, adwokackiej, radcy prawnego, rzecznika patentowego, doradcy podatkowego lub biegłego rewidenta.

Rejestracja wiąże się nie tylko z wypełnieniem wniosku. Powinieneś uprzednio posiadać napisaną dla Ciebie i odpowiadającą faktycznemu stanu rzeczy politykę bezpieczeństwa i instrukcję zarządzania systemem informatycznym.

Dbałość o bezpieczeństwo danych osobowych Twoich klientów jest bardzo ważna dla Ciebie oraz dla nich.

Wg. mnie atmosferę przyjaznego i bezpiecznego sklepu możesz stworzyć poprzez dbałość o prawa klientów (w tym ich prawa do ochrony danych osobowych) oraz dzięki przejrzystym i zrozumiałym zasadom funkcjonowania e-platformy.

Autor grafiki promującej wpis: Artua Design Agency