O co chodzi?
Uzgadnianie treści dokumentów przypomina ping pong i faktycznie tryb recenzji nie jest wystarczający jeśli zmian jest sporo a w proces decyzyjny zaangażowany są nie tylko prawnicy, ale także biznes. HaveConsent proponuje innowacyjne śledzenie zmian w umowie.
To najprościej mówiąc elektroniczny obieg dokumentów, uzgadnianie treści dokumentu, tworzenie dokumentów z wzorca, a nawet jak się okazuje repozytorium, do którego możemy wgrać umowy czy nawet wręcz mieć potwierdzenia zawierania umów drogą elektroniczną.
Zobaczcie sami na tym filmiku:
Dzisiaj rozmawiam z Pawełem Pszczółkowskim, CEO HaveConsent.
Śledzenie zmian w umowie
Skąd wziął się pomysł?
Dla wielu z nas dokumenty są elementem codziennej pracy. Myślę, że przyzwyczailiśmy się do pracy nad nimi używając niedoskonałych narzędzi. Tworząc HaveConsent przyjrzeliśmy się dokładniej każdej z tych bolączek i zamieniliśmy je w ułatwienia. Czerpaliśmy również z doświadczeń pracy w korporacjach.
Czy mógłbyś podać przykłady?
Tak – jest ich mnóstwo! Często spotykane problemy to: nanoszenie wzajemnie wykluczających się poprawek w dokumencie, nanoszenie zmian do nieaktualnej wersji dokumentu, korzystanie z nieaktualnego wzoru, ukrycie wprowadzonych zmian, wysłanie dokumentu poza firmę bez wszystkich koniecznych aprobat oraz konieczność sprawdzania wersji papierowej umowy z tą wynegocjowaną mailowo.
Jak w takim razie HaveConsent zmienia tę rzeczywistość?
W HaveConsent możemy ustawić wzory – szablony dokumentów do wykorzystania dla innych pracowników. Treść szablonu możemy wpisać korzystając z edytora lub wczytać z pliku. W każdym z szablonów możemy określić m.in. , kto w firmie musi ten dokument zaopiniować oraz kto może wysłać go poza firmę.
Osoby opiniujące możemy wskazać jako imię i nazwisko lub jako rolę. Możemy ustawić, iż dokument musi być zaaprobowany przez prawnika. Prośba o zaopiniowanie dokumentu zostanie wysłana do wszystkich prawników. A to, który z prawników zostanie przypisany do dokumentu jest uzależnione od tego, który pierwszy podejmie to zadanie.
Wszystkie zmiany w dokumencie są widoczne – nie ma możliwości ukrycia zmian jak to ma miejsce w wordzie. Zamiast aprobaty pojedynczych zmian w tekście – aprobowany jest cały dokument w jego aktualnej wersji. Wszystkie zmiany w dokumencie są zapisywane w formie historii – wiemy dokładnie, kto i kiedy wprowadził zmiany.
Praca nad dokumentem jest zakończona, kiedy wszystkie osoby zaaprobują ostatnią wersję dokumentu. Jeżeli jedna z osób opiniujących wprowadzi jakiekolwiek zmiany, pozostałe osoby muszą zaaprobować ponownie dokument. Opiniowanie ułatwione jest również poprzez filtry tekstu, np. podświetlenie tylko tych zmian, które zostały wprowadzone do dokumentu w porównaniu do ostatniego opiniowania.
System pilnuje, aby poza firmę nie została wysłana umowa bez kompletu aprobat. Dodając do tego podpis certyfikowany, mamy obsługę pełnego procesu – uzgodnienia treści oraz zawarcia umowy.
Brzmi ciekawie. A do kogo platforma jest skierowana? Do prawników czy może szerzej?
Przede wszystkim do firm, które obsługują dużą liczbę dokumentów. Jako potencjalnych klientów widzimy też np. prawników, ale nie tylko. Platforma świetnie sprawdzi się też dla osób odpowiedzialnych za zakupy, wdrożenia oraz ustalanie zapisów umów z klientami.
Jako przykłady mogę podać: ustalanie treści zapisów z umowy pomiędzy bankiem a klientem private banking, pomiędzy firmą zamawiającą system IT oraz dostawcą lub pomiędzy kancelarią prawną oraz jej klientem.
Jak zadbaliście o bezpieczeństwo?
Rozumiemy, że kwestie bezpieczeństwa są najistotniejsze dla naszych klientów. W związku z tym wprowadziliśmy szereg zabezpieczeń.
Dane dotyczące haseł, treści umów, komentarzy oraz notatek są szyfrowane. Pracownicy obsługujący platformę HaveConsent nie mają dostępu do ich treści.
Dane przechowywane są na serwerach („w chmurze”) renomowanego dostawcy tego typu usług, dostęp do aplikacji chroni system podwójnie szyfrowanych haseł.
Aplikacja przeszła i przechodzi co roku test bezpieczeństwa prowadzony przez niezależną firmę zewnętrzną. Potwierdzenie pozytywnego przejścia testów potwierdzone zostało certyfikatem firmy testującej. Aplikacja HaveConsent posiada Certyfikat SSL (Secure Socket Layer) wydany przez firmę COMODO, dzięki któremu połączenie pomiędzy komputerem użytkownika a aplikacją HaveConsent jest szyfrowane, co uniemożliwia przechwycenie danych wczytywanych do aplikacji.
W jaki sposób platforma jest udostępniana? Czy można ją przetestować?
Udostępniamy platformę w modelu software as a service z dostępem w formie miesięcznego lub rocznego abonamentu. Na indywidualnych warunkach, istnieje możliwość udostępnienia dedykowanej wersji platformy zainstalowanej w chmurze lub na serwerach klienta, z dostosowaniem funkcjonalności i brandingu do potrzeb klienta.
Zapraszam wszystkich do skorzystania z 30-dniowej bezpłatnej wersji dostępnej pod www.haveconsent.com!
Dziękuję za rozmowę.
Dziękuję.